En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous avez beaucoup à faire à savoir : rechercher de nouvelles pistes d’opportunité, former les employés, améliorer les opérations commerciales ; et surtout augmenter les marges bénéficiaires. La dernière chose à laquelle vous pensez est sans doute de suivre les recettes, les budgets et de faire des calculs pour les rapports financiers. Mais voici le problème : ces tâches fastidieuses sont en fait une part importante de la réussite de votre entreprise. Aussi, peu importe à quel point vous n’aimez pas les mathématiques et l’analyse ; vous devriez apprendre au moins quelques conseils de comptabilité pour les petites entreprises afin de pouvoir :
- Vous conformer aux normes comptables, et
- Accélérer la croissance de votre entreprise.
La comptabilité des entreprises n’a pas besoin d’être aussi compliquée qu’on le prétend. Dans cet article, nous passons en revue 10 conseils comptables qui vous aideront à rester organisé ; à évaluer vos finances et à identifier les possibilités de croissance. En outre, nous passons en revue certaines équations comptables importantes que vous pouvez commencer à utiliser dans votre stratégie comptable dès que possible.
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Quelle est la situation actuelle de la comptabilité des petites entreprises ?
Avant de vous révéler nos meilleurs conseils en matière de comptabilité ; voyons où en est la comptabilité des petites entreprises sur le marché moderne. Voici quelques éléments que vous devez savoir :
- Sur 104 propriétaires d’entreprises interrogés, 64,4 % ont déclaré utiliser un logiciel pour effectuer des tâches comptables ;
- Selon AccountingToday, 39 % des propriétaires de petites entreprises ont déclaré qu’ils étaient plus susceptibles de faire appel à une organisation externe pour tenir leur comptabilité ;
- 10 % des chefs d’entreprise ont déclaré que le maintien de la stabilité financière et de la trésorerie était le défi le plus important qu’ils aient eu à relever en 2019.
Rien qu’à partir de ces statistiques, il est facile de constater que la comptabilité a longtemps été un point sensible pour les propriétaires de petites entreprises. Elle exige de la pratique, de l’organisation, un savoir-faire comptable de base et ; surtout, de l’engagement pour bien la faire. La bonne nouvelle est qu’il existe de nombreuses ressources, des logiciels et ; bien sûr, des professionnels de la comptabilité prêts à donner un coup de main aux propriétaires d’entreprises qui sont prêts à améliorer leur stratégie de comptabilité des petites entreprises.
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Conseils généraux sur la comptabilité des petites entreprises
Maintenant que nous savons où en est la comptabilité des petites entreprises ; parlons de la manière dont vous pouvez mettre en place votre propre comptabilité d’entreprise ; afin de réussir et maintenir des pratiques comptables qui font avancer votre entreprise.
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1) Soyez stratégique dans la création de votre entreprise
Si vous avez déjà ouvert un magasin et présenté votre concept d’entreprise au monde entier ; vous savez que créer votre propre entreprise n’est pas aussi simple que de couper le ruban rouge avec une paire de ciseaux géante. Il y a beaucoup plus à faire que d’organiser votre grande fête d’ouverture. La mise en place de votre processus de comptabilité commence en fait dès le début de la création de votre entreprise, lorsque vous formez votre équipe de direction.
Lorsque vous demandez une licence d’exploitation, vous devez déterminer la structure de votre entreprise ; serez-vous le seul propriétaire ou votre entreprise sera-t-elle considérée comme une société de personnes ou une société en S ? Cette distinction vous guidera dans la prise de décisions financières et générales pour votre entreprise. Il est donc important de faire vos recherches et de prendre un engagement dès le début.
2) Adoptez une stratégie comptable et s’y tenir
Parlant de prendre des décisions à l’avance ; il existe deux méthodes comptables standard parmi lesquelles choisir : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice sont toutes deux des plates-formes permettant aux entreprises de suivre leurs dépenses ; et d’obtenir des informations à partir de rapports. Mais il y a quelques différences majeures à prendre en compte avant de décider quelle méthode comptable vous convient le mieux.
- Comptabilité de caisse
En d’autres termes, la comptabilité de caisse comptabilise les recettes et les dépenses au fur et à mesure ; un peu comme votre compte bancaire. Lorsque vous dépensez de l’argent, il est retiré de votre compte et lorsque vous gagnez de l’argent, votre solde augmente. Cette méthode vous donne une image précise de ce qui se trouve sur votre compte ; mais elle ne tient pas compte de l’argent qui vous arrive, ni des dépenses qui vous seront facturées à l’avenir.
La comptabilité de caisse est généralement considérée comme la plus simple des deux méthodes comptables, mais vous avez moins d’informations sur les tendances à long terme.
- Comptabilité d’exercice
Contrairement à la comptabilité de caisse ; la comptabilité d’exercice permet de comptabiliser les recettes et les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont gagnées et facturées. Cette méthode a tendance à être plus logique pour les entreprises qui facturent leurs clients plutôt que d’enregistrer le paiement au moment du service.
Remarque : vous pouvez changer de méthode comptable, mais vous devrez passer par le processus avec l’IRS ; ce qui peut être plus fastidieux que de s’en tenir à l’une ou l’autre méthode dès le départ.
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3) Séparez les dépenses professionnelles et personnelles
On dit que le travail devient votre vie lorsque vous dirigez une petite entreprise ; mais la frontière entre le travail et la vie ne doit pas se confondre lorsqu’il s’agit de gérer des finances. Il peut être tentant d’utiliser votre carte de crédit personnelle pour les dépenses professionnelles ou vice versa. Mais si vous voulez vous conformer aux normes de l’IRS et aux réglementations commerciales ; il est essentiel de tracer la ligne immédiatement. Voici quelques conseils pour vous aider à faire en sorte que vos dépenses professionnelles et personnelles ne se croisent jamais :
- Ouvrez un compte bancaire d’entreprise ;
- Demandez une carte de crédit professionnelle ;
- Classez les reçus d’affaires dans une zone distincte, à l’écart de vos dépenses personnelles ;
- Faites le suivi de toute dépense partagée, comme l’utilisation de votre véhicule à domicile ou au travail ;
- Assurez-vous que les employés et les partenaires suivent également les procédures de fonctionnement standard pour l’enregistrement des transactions commerciales.
4) Suivre les dépenses et rester organisé
Si vous voulez éviter un audit de l’IRS, il est important de suivre les dépenses et les recettes de votre entreprise de manière précise et organisée. Assurez-vous que toutes les personnes qui gèrent l’argent ou la comptabilité de votre entreprise suivent les mêmes procédures. Cela est important, afin que les documents soient faciles à trouver et à comprendre lorsque vous avez besoin d’accéder à des données financières.
L’IRS peut effectuer un audit jusqu’à 6 ans après la déclaration si le montant de l’impôt est supérieur à 25 % du revenu brut de votre entreprise. Il est donc préférable de conserver les documents de votre entreprise pendant au moins 7 ans.
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5) Conserver des copies numériques et physiques
On ne peut pas être trop prudent dans la gestion des comptes financiers de son entreprise ; il est donc bon de garder ses bases couvertes lors de la tenue des registres. Conservez une copie physique de vos documents pour la norme de 7 ans ; mais créez également des copies numériques qui peuvent être sauvegardées sur un serveur en nuage pendant toute la durée de vie de votre entreprise.
En plus de vous protéger contre les problèmes liés à l’IRS ; cette pratique vous permet également d’examiner les données historiques qui peuvent vous aider à mieux gérer vos finances ; à identifier les zones à problèmes et à prévoir les tendances.
6) Mise en place de la paie
Si votre petite entreprise a des employés, vous devrez mettre en place un système de paie facile à comprendre pour vous et vos employés. Vos employés apprécieront la transparence (et sauront à quoi s’attendre le jour de la paie) ; ainsi vous pourrez mieux planifier les dépenses salariales (y compris les impôts sur les salaires).
7) Revoir régulièrement vos chiffres
Les données que vous collectez dans le cadre de votre comptabilité ne vous serviront pas à grand-chose si vous ne les consultez pas de temps en temps. Prenez l’habitude d’établir des rapports financiers trimestriels ou mensuels ; et ceci, selon ce qui convient le mieux à la structure de votre entreprise. Cela vous permettra de vérifier vos objectifs financiers et de vous assurer que vos livres sont tenus en ordre tout au long de l’année.
Note : Nous aborderons un peu plus loin dans cet article quelques mesures clés que vous pouvez inclure dans vos rapports.
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8) Être payé, sérieusement
Les propriétaires de petites entreprises établissent souvent des liens solides avec leur clientèle. Vous avez des habitués qui viennent dans votre établissement chaque semaine ; vous voyez toujours les mêmes visages et, le plus souvent, vos clients deviennent vos amis proches. Faire des affaires avec des personnes qui vous plaisent est l’un des grands avantages de posséder sa propre entreprise. Mais cela peut rapidement devenir une source majeure de stress financier si vous ne faites pas attention. En fait, la petite entreprise moyenne en Europe a 80 000 Euro de factures impayées.
La conception d’un processus pour obtenir le paiement des factures est une leçon clé de la comptabilité des petites entreprises. Et c’est clairement un problème auquel de nombreux propriétaires d’entreprises sont confrontés. Mais comment recouvrer les paiements des clients sans compromettre votre réputation d’ami ?
- Soyez clair sur les conditions de paiement des factures : Vos factures clients doivent indiquer explicitement comment et quand les paiements sont dus, et elles doivent décrire à quoi la facture fait référence. S’il s’agit d’un service ou d’un projet, indiquez les dates auxquelles vous et/ou vos employés ont travaillé ainsi que tout matériel facturable acheté ;
- Envoyez quelques rappels : Parfois, un paiement manquant est totalement involontaire ! Envoyez quelques aimables rappels par téléphone ou par e-mail pour assurer le suivi des factures avant de prendre d’autres mesures ;
- Mettez en place une pénalité pour tout retard de paiement : Il n’est jamais idéal de faire payer un supplément aux clients… mais dans certains cas, c’est nécessaire. Si vous décidez d’appliquer une pénalité de retard, soyez clair sur les conditions de paiement dès le départ.
9) Optimisez votre stratégie fiscale
Les impôts constituent (ou devraient constituer) une part importante de la stratégie comptable de votre petite entreprise. Nous ne disons pas que c’est toujours facile, mais il est généralement plus facile d’affiner votre stratégie fiscale que de régler les problèmes avec l’IRS. Voici quelques questions que vous devez vous poser lorsque vous planifiez la fiscalité des petites entreprises :
- Dois-je percevoir la taxe sur les ventes ?
- Dois-je payer des taxes estimées ?
- À quelles déductions fiscales pour les petites entreprises ai-je droit ?
- Quelle est mon obligation fiscale prévisionnelle et dois-je prévoir un budget à cet effet ?
Si vous avez besoin d’aide pour répondre à l’une de ces questions, contactez un expert fiscal, qui se fera le plaisir de vous aider.
10) Examinez vos options comptables
Il existe plusieurs façons de comptabiliser votre petite entreprise :
- Ajoutez un comptable à votre liste de paie : L’une des possibilités pour la comptabilité est d’engager un comptable en tant qu’employé de votre entreprise. En ce qui concerne les charges sociales et les salaires, cette solution est généralement la plus onéreuse ; mais il peut être avantageux de confier votre comptabilité à une seule personne plutôt qu’à plusieurs ;
- Le BRICOLAGE : Faire sa propre comptabilité pour sa petite entreprise demande beaucoup de temps ; mais cela peut être rentable si vous connaissez bien les conseils et les meilleures pratiques en matière de comptabilité des petites entreprises. Si vous décidez de vous charger vous-même de la comptabilité ; vous pouvez envisager d’investir dans un logiciel de comptabilité pour vous aider à suivre les dossiers et à interpréter les données.
Engagez un professionnel de la comptabilité externe : vous pouvez également confier vos tâches comptables à un professionnel. L’embauche d’un comptable qualifié peut vous aider à vous assurer que vous respectez les normes comptables et vous fournir des conseils pour l’analyse des rapports financiers.
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Les formules comptables de base à connaître
Quelle que soit la façon dont vous attribuez les responsabilités comptables de votre petite entreprise ; il existe quelques équations comptables de base que tout propriétaire de petite entreprise devrait connaître :
- La formule comptable ;
- Analyse coûts-avantages ;
- Formule de la marge brute.
La formule comptable
La formule comptable est essentiellement le fondement de la comptabilité des petites entreprises. Cette mesure combine le passif de votre entreprise (les dépenses telles que les prêts, les services publics et les stocks) à vos capitaux propres (les bénéfices non distribués du propriétaire). Une fois terminée, l’équation comptable devrait s’équilibrer si vous utilisez le système à double entrée. Cela vous permet de savoir si votre passif et vos capitaux propres sont enregistrés avec exactitude.
Ce chiffre est vraiment important à prendre en compte ; car il peut vous aider à identifier rapidement un problème dans votre système comptable afin que vos livres ne soient pas déréglés.
Analyse coûts-avantages
En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devrez naturellement prendre certaines décisions financières pour votre société. Vous pouvez vouloir faire un investissement immobilier en ouvrant un nouveau site ou en remodelant votre site actuel, ou vous pouvez avoir besoin d’embaucher du personnel supplémentaire, etc. Et les chefs d’entreprise les plus prospères le savent, il ne s’agit pas seulement de suivre son intuition chaque fois qu’il s’agit d’argent.
L’équation de l’analyse coûts-avantages est un processus que les décideurs commerciaux utilisent pour les aider à évaluer l’intégrité et la rentabilité d’une décision financière ; en comparant les coûts aux recettes prévues. Prenons cet exemple :
Supposons que vous possédez un restaurant avec un joli patio où les clients peuvent dîner, mais qu’il manque quelque chose. Vous décidez d’organiser des concerts le week-end pour attirer plus de clients. Mais pour que ce rêve devienne réalité, il y a certaines étapes (dépenses) que vous devrez d’abord prendre en charge.
Vous devrez obtenir un permis de musique en direct auprès de la ville, qui coûte environ 1 000 €, et acheter ou louer du matériel audio qui ; selon vous, vous coûtera environ 2 500 dollars. Cela porte vos dépenses à 3 500 € en frais d’installation initiaux. Ensuite, vous estimez combien d’argent vous vous attendez à recevoir en retour une fois que vous aurez apporté de la musique en direct à la table (jeu de mots, intentionnel). Vous estimez que cela équivaudra à environ 4 000 €. Bonne nouvelle : selon la formule de l’ACB, ce montant est supérieur à vos dépenses, ce qui pourrait signifier que cet ajout est un investissement positif pour votre restaurant !
Formule de la marge brute
Notre dernière formule comptable essentielle pour les petites entreprises est la calcule de la marge brute de votre entreprise. La marge brute est la somme d’argent que votre entreprise conserve (bénéfice) après avoir soustrait de votre chiffre d’affaires net les coûts de fabrication de votre produit.
Ventes nettes : En utilisant votre compte de résultat à la fin de la période comptable, vous pouvez calculer votre chiffre d’affaires net en prenant toutes vos ventes (ventes brutes) ; et en soustrayant le total des remises, des retours et des remises qui ont été appliqués pendant cette période.
Coût des marchandises vendues (COG) : Ce chiffre fait référence aux dépenses directes que vous avez engagées pour vendre votre stock, y compris les coûts de production, de matériel, de distribution et de main-d’œuvre.
L’équation de la marge brute est importante car elle montre comment vos recettes se cumulent avec l’argent nécessaire à la vente de votre produit ou service. Cela peut montrer l’efficacité avec laquelle une entreprise fixe le prix des produits, commande les stocks et gère la main-d’œuvre.
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